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Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine europäische Verordnung, die den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union regelt. Sie trat am 25. Mai 2018 in Kraft und hat seitdem erhebliche Auswirkungen auf Unternehmen und Organisationen weltweit. In diesem umfassenden Leitfaden erfahren Sie, wie Sie die Datenschutz-Grundverordnung einhalten und wie Sie beim Schreiben von Datenschutzrichtlinien und -erklärungen vorgehen sollten.
1. Was ist die Datenschutz-Grundverordnung?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-Verordnung, die den Schutz personenbezogener Daten von EU-Bürgern regelt. Sie ersetzt die Datenschutzrichtlinie von 1995 und ist in allen EU-Mitgliedstaaten unmittelbar anwendbar. Die DSGVO hat das Ziel, das Recht auf Privatsphäre und den Schutz personenbezogener Daten zu stärken, indem sie klare Regeln für die Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Daten festlegt.
2. Grundlegende Prinzipien der DSGVO
Die DSGVO basiert auf einer Reihe von Grundprinzipien, die Unternehmen und Organisationen beachten müssen, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen. Diese Prinzipien umfassen:
- Rechtmäßigkeit, Verarbeitung nach Treu und Glauben und Transparenz: Unternehmen müssen personenbezogene Daten rechtmäßig und transparent verarbeiten und dabei die Prinzipien von Treu und Glauben einhalten. Die betroffenen Personen müssen über die Verarbeitung ihrer Daten informiert werden.
- Zweckbindung: Personenbezogene Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben und verarbeitet werden. Jegliche weitere Verarbeitung muss mit dem ursprünglichen Zweck vereinbar sein.
- Datenminimierung: Unternehmen dürfen nur die für den jeweiligen Zweck erforderlichen personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten. Überflüssige Daten dürfen nicht gespeichert werden.
- Richtigkeit: Unternehmen müssen sicherstellen, dass die erhobenen personenbezogenen Daten korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Sie müssen angemessene Maßnahmen ergreifen, um ungenaue oder veraltete Daten zu berichtigen oder zu löschen.
- Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie es für den Zweck der Verarbeitung erforderlich ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist müssen die Daten sicher gelöscht oder anonymisiert werden.
- Integrität und Vertraulichkeit: Unternehmen müssen angemessene Sicherheitsmaßnahmen ergreifen, um personenbezogene Daten vor unbefugtem Zugriff, unrechtmäßiger Verarbeitung und Verlust zu schützen.
- Rechenschaftspflicht: Unternehmen müssen nachweisen können, dass sie die Anforderungen der DSGVO einhalten. Sie müssen Datenschutzrichtlinien und -verfahren entwickeln, dokumentieren und regelmäßig überprüfen.
3. Wie schreibt man eine Datenschutzrichtlinie?
Eine Datenschutzrichtlinie ist ein wichtiges Dokument, das die Verarbeitung personenbezogener Daten innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation regelt. Sie informiert die Nutzer darüber, welche Daten erhoben, wie sie verarbeitet und geschützt werden und welche Rechte die Nutzer haben. Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Erstellung einer Datenschutzrichtlinie beachten sollten:
Schritt 1: Einführung und Zweck
Geben Sie in der Einleitung an, um was es in der Datenschutzrichtlinie geht und welchen Zweck sie erfüllt. Erklären Sie, dass die Richtlinie den Nutzern wichtige Informationen über die Verarbeitung ihrer Daten gibt und wie diese geschützt werden.
Schritt 2: Welche Daten werden erhoben?
Geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Art der personenbezogenen Daten, die Ihr Unternehmen erhebt. Nennen Sie Beispiele wie Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw. Erklären Sie, ob die Daten direkt von den Nutzern oder aus anderen Quellen stammen und ob sie für die Nutzung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen erforderlich sind.
Schritt 3: Wie werden die Daten verarbeitet?
Beschreiben Sie die Art und Weise, wie die erhobenen Daten verarbeitet werden. Geben Sie an, welche Verarbeitungszwecke bestehen, wie die Daten gespeichert und geschützt werden und ob sie an Dritte weitergegeben werden. Erwähnen Sie auch, ob automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling eingesetzt werden.
Schritt 4: Cookies und Tracking-Technologien
Wenn Ihre Website Cookies oder andere Tracking-Technologien verwendet, erklären Sie, welche Arten von Cookies oder Tracking-Technologien verwendet werden, welche Daten erfasst werden und zu welchem Zweck. Informieren Sie die Nutzer darüber, wie sie ihre Cookie-Einstellungen ändern können.
Schritt 5: Datensicherheit
Erklären Sie, welche Maßnahmen Ihr Unternehmen ergreift, um die Sicherheit der erhobenen Daten zu gewährleisten. Nennen Sie technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen wie verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen usw.
Schritt 6: Rechte der Nutzer
Erläutern Sie die Rechte der Nutzer im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer Daten. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung.
Schritt 7: Kontaktdaten
Geben Sie die Kontaktdaten an, an die sich Nutzer wenden können, um ihre Datenschutzrechte auszuüben oder Fragen zur Datenschutzrichtlinie zu stellen.
4. Wie schreibt man eine Datenschutzerklärung?
Eine Datenschutzerklärung ist ein Dokument, das Informationen über die Verarbeitung personenbezogener Daten auf einer Website bereitstellt. Es informiert die Besucher darüber, welche Daten erhoben und wie diese verwendet werden. Hier sind einige Schritte, die Sie bei der Erstellung einer Datenschutzerklärung beachten sollten:
Schritt 1: Einleitung
Geben Sie eine kurze Einführung darüber, dass die Datenschutzerklärung die Verarbeitung der personenbezogenen Daten auf Ihrer Website regelt und welche Zwecke damit verfolgt werden.
Schritt 2: Arten von Daten
Listen Sie die verschiedenen Arten von personenbezogenen Daten auf, die durch die Nutzung Ihrer Website erfasst werden. Nennen Sie Beispiele wie Name, E-Mail-Adresse, IP-Adresse, Standortdaten usw.
Schritt 3: Verarbeitungszwecke
Erklären Sie die verschiedenen Zwecke, für die die erhobenen Daten verwendet werden. Geben Sie an, ob die Daten für den Abschluss eines Vertrags, zur Bereitstellung von Dienstleistungen, zur Verbesserung der Website usw. verarbeitet werden.
Schritt 4: Rechtsgrundlage
Nennen Sie die Rechtsgrundlage, auf die sich Ihre Verarbeitungstätigkeiten stützen. Mögliche Rechtsgrundlagen könnten die Einwilligung der Nutzer, die Erfüllung eines Vertrags, die Wahrung berechtigter Interessen usw. sein.
Schritt 5: Cookies und Tracking-Technologien
Informieren Sie die Besucher über die Verwendung von Cookies und anderen Tracking-Technologien auf Ihrer Website. Geben Sie an, welche Arten von Cookies verwendet werden, welchen Zweck sie haben und wie die Besucher ihre Cookie-Einstellungen ändern können.
Schritt 6: Datensicherheit
Erklären Sie, welche Maßnahmen ergriffen werden, um die Sicherheit der erhobenen Daten zu gewährleisten. Nennen Sie technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen wie verschlüsselte Datenübertragung, Zugriffskontrollen, regelmäßige Überprüfung der Sicherheitsmaßnahmen usw.
Schritt 7: Dritte Parteien
Informieren Sie die Besucher darüber, ob und an wen personenbezogene Daten weitergegeben werden. Geben Sie an, ob Daten an Dienstleister, Werbepartner oder andere Dritte übermittelt werden und aus welchem Grund.
Schritt 8: Rechte der Betroffenen
Erklären Sie die Rechte der Besucher im Zusammenhang mit der Verarbeitung ihrer Daten. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung, das Recht auf Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, das Recht auf Datenübertragbarkeit und das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung.
Schritt 9: Kontaktdaten
Geben Sie die Kontaktdaten an, an die sich Besucher wenden können, um ihre Datenschutzrechte auszuüben oder Fragen zur Datenschutzerklärung zu stellen.
5. Fazit
Die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung ist für Unternehmen und Organisationen von entscheidender Bedeutung, um den Schutz personenbezogener Daten sicherzustellen und das Vertrauen der Kunden zu gewinnen. Beim Schreiben von Datenschutzrichtlinien und -erklärungen ist es wichtig, klar, transparent und verständlich zu sein, um den Nutzern die Informationen zu liefern, die sie benötigen. Indem Sie die Grundprinzipien der DSGVO befolgen und die Schritte zur Erstellung einer Datenschutzrichtlinie und -erklärung befolgen, können Sie sicherstellen, dass Sie den Anforderungen der DSGVO gerecht werden und Ihre Datenschutzverpflichtungen erfüllen.
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine EU-weite Verordnung, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist. Sie regelt den Schutz personenbezogener Daten und stärkt die Rechte der betroffenen Personen. Unternehmen, die personenbezogene Daten verarbeiten, müssen die Bestimmungen der DSGVO einhalten, um Bußgelder und andere Sanktionen zu vermeiden.
1. Was ist die Datenschutz-Grundverordnung?
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist eine Verordnung der Europäischen Union, die den Schutz personenbezogener Daten regelt. Sie ersetzt die bisherigen nationalen Datenschutzgesetze und hat das Ziel, den Schutz personenbezogener Daten in der gesamten EU zu vereinheitlichen und zu stärken.
2. Für wen gilt die Datenschutz-Grundverordnung?
Die Datenschutz-Grundverordnung gilt für alle Unternehmen und Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten, unabhängig von ihrer Größe und Branche. Sie gilt sowohl für Unternehmen innerhalb der EU als auch für Unternehmen außerhalb der EU, die personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten.
3. Welche Rechte haben betroffene Personen nach der Datenschutz-Grundverordnung?
Nach der Datenschutz-Grundverordnung haben betroffene Personen verschiedene Rechte, darunter das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, das Recht auf Berichtigung fehlerhafter Daten, das Recht auf Löschung ihrer Daten (unter bestimmten Voraussetzungen) und das Recht auf Datenübertragbarkeit.
4. Welche Maßnahmen müssen Unternehmen ergreifen, um die Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten?
Um die Datenschutz-Grundverordnung einzuhalten, müssen Unternehmen verschiedene Maßnahmen ergreifen. Dazu gehören die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten, die Erstellung von Datenschutzrichtlinien und Verfahren, die Schulung der Mitarbeiter und die Durchführung regelmäßiger Datenschutz-Audits.
5. Was ist eine Datenschutzerklärung?
Eine Datenschutzerklärung ist eine Erklärung, die von Unternehmen und Organisationen bereitgestellt wird, um betroffene Personen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu informieren. Sie enthält Informationen darüber, welche Daten verarbeitet werden, zu welchem Zweck sie verarbeitet werden und welche Rechte die betroffenen Personen haben.
6. Was ist ein Auftragsverarbeiter?
Ein Auftragsverarbeiter ist eine natürliche oder juristische Person, die personenbezogene Daten im Auftrag eines anderen Unternehmens oder einer Organisation verarbeitet. Auftragsverarbeiter müssen vertraglich zur Einhaltung der Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung verpflichtet werden.
7. Was ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung?
Eine Datenschutz-Folgenabschätzung ist eine Bewertung der Folgen der Verarbeitung personenbezogener Daten für die betroffenen Personen. Unternehmen müssen eine Datenschutz-Folgenabschätzung durchführen, wenn eine geplante Datenverarbeitung wahrscheinlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen mit sich bringt.
8. Welche Sanktionen drohen bei Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung?
Bei Verstößen gegen die Datenschutz-Grundverordnung drohen hohe Bußgelder. Die Höhe der Bußgelder richtet sich nach verschiedenen Faktoren, wie z. B. der Art und Schwere des Verstoßes, dem Umsatz des Unternehmens und dem Grad der Zusammenarbeit mit den Aufsichtsbehörden. Unternehmen können auch zu Maßnahmen wie der vorübergehenden oder endgültigen Einschränkung der Datenverarbeitung oder dem Verbot der Datenübermittlung an Drittländer verpflichtet werden.
9. Welche Rolle spielen Datenschutzbehörden bei der Durchsetzung der Datenschutz-Grundverordnung?
Datenschutzbehörden sind die Aufsichtsbehörden für den Datenschutz in den EU-Mitgliedstaaten. Sie sind verantwortlich für die Überwachung der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung, die Untersuchung von Beschwerden, die Beratung von Unternehmen und betroffenen Personen und die Verhängung von Bußgeldern und anderen Sanktionen bei Verstößen.
10. Wie lange dürfen personenbezogene Daten gespeichert werden?
Die Datenschutz-Grundverordnung legt keine allgemeine Frist für die Speicherung personenbezogener Daten fest. Die Speicherfrist hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. dem Zweck der Datenverarbeitung, den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und den berechtigten Interessen des Unternehmens. Unternehmen müssen jedoch sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht länger als notwendig für den Zweck der Verarbeitung gespeichert werden.
11. Bietet die Datenschutz-Grundverordnung auch Vorteile für Unternehmen?
Ja, die Datenschutz-Grundverordnung bietet auch Vorteile für Unternehmen. Sie schafft einheitliche Datenschutzstandards in der gesamten EU und stärkt das Vertrauen der Verbraucher in den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten. Durch die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung können Unternehmen auch das Risiko von Rechtsstreitigkeiten, Imageschäden und Bußgeldern verringern.
12. Wo können Unternehmen weitere Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung erhalten?
Unternehmen können weitere Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung von verschiedenen Quellen erhalten, wie z. B. den Datenschutzbehörden, Branchenverbänden, Anwaltskanzleien, Datenschutzexperten und Schulungsanbietern. Die Europäische Kommission bietet ebenfalls umfangreiche Informationen zur Datenschutz-Grundverordnung auf ihrer Website.
13. Was sind die wichtigsten Unterschiede zwischen der Datenschutz-Grundverordnung und den bisherigen nationalen Datenschutzgesetzen?
Die Datenschutz-Grundverordnung bringt verschiedene Änderungen im Vergleich zu den bisherigen nationalen Datenschutzgesetzen mit sich. Zu den wichtigsten Unterschieden gehören die erhöhten Bußgelder bei Verstößen, die Stärkung der Rechte betroffener Personen, die Einführung der Datenschutz-Folgenabschätzung und die erweiterten Informationspflichten für Unternehmen.
14. Müssen Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten ernennen?
Ja, Unternehmen müssen einen Datenschutzbeauftragten ernennen, wenn sie in bestimmten Fällen personenbezogene Daten verarbeiten. Dies gilt insbesondere für Unternehmen, deren Kerntätigkeit in der umfangreichen Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten besteht oder die systematisch und umfangreich Personen überwachen.
15. Was ändert sich durch den Brexit in Bezug auf die Datenschutz-Grundverordnung?
Mit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der Europäischen Union ändert sich auch die Anwendung der Datenschutz-Grundverordnung für Unternehmen und Organisationen in Großbritannien. Das Vereinigte Königreich hat jedoch beschlossen, die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung in nationales Recht umzusetzen, um einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten zu gewährleisten.
Die Datenschutz-Grundverordnung bringt wesentliche Änderungen im Datenschutzrecht mit sich und stellt hohe Anforderungen an Unternehmen und Organisationen, die personenbezogene Daten verarbeiten. Es ist wichtig, sich mit den Bestimmungen der DSGVO vertraut zu machen und sicherzustellen, dass die notwendigen Maßnahmen zur Einhaltung umgesetzt werden. Bei Bedarf sollten Unternehmen rechtlichen Rat einholen und Schulungen für ihre Mitarbeiter anbieten, um ein hohes Datenschutzniveau zu gewährleisten.
Vorlage Musterschreiben Datenschutz Grundverordnung
Einleitung
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit diesem Schreiben möchte ich Sie über die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) informieren und Ihnen eine Vorlage für die Umsetzung in Ihrem Unternehmen zur Verfügung stellen.
1. Hintergrund
Die DSGVO, die am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist, regelt den Schutz personenbezogener Daten innerhalb der Europäischen Union und betrifft Unternehmen aller Größenordnungen.
Die Verordnung schafft einheitliche Standards für den Umgang mit personenbezogenen Daten und stärkt die Rechte der betroffenen Personen.
2. Umsetzung der DSGVO
Um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden, ist es wichtig, dass Ihr Unternehmen bestimmte Maßnahmen implementiert.
2.1 Datenschutzbeauftragter
Bestellen Sie einen Datenschutzbeauftragten, der für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verantwortlich ist.
2.2 Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Erstellen Sie ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten, in dem Sie alle Prozesse auflisten, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden.
2.3 Datenschutzerklärung
Aktualisieren Sie Ihre Datenschutzerklärung, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden. Stellen Sie sicher, dass alle notwendigen Informationen enthalten sind und die betroffenen Personen darüber informiert werden, wie ihre Daten verarbeitet werden.
2.4 Einwilligung
Holen Sie die Einwilligung der betroffenen Personen ein, bevor Sie personenbezogene Daten verarbeiten. Stellen Sie sicher, dass die Einwilligung freiwillig, informiert, eindeutig und nachweisbar ist.
2.5 Datensicherheit
Implementieren Sie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Schützen Sie die Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor Verlust, Zerstörung oder Beschädigung.
2.6 Rechte der betroffenen Personen
Stellen Sie sicher, dass Sie den betroffenen Personen ihre Rechte gemäß der DSGVO gewährleisten. Dazu gehören das Recht auf Auskunft, das Recht auf Berichtigung und Löschung, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit.
3. Beispielhaftes Musterschreiben
[Name des Unternehmens]
[Adresse] [PLZ, Ort] [Datum]Betreff: Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit diesem Schreiben möchten wir Ihnen mitteilen, dass wir die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) umfassend in unserem Unternehmen umsetzen.
1. Datenschutzbeauftragter
Wir haben einen Datenschutzbeauftragten bestellt, der für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben verantwortlich ist. Sie erreichen ihn unter folgenden Kontaktdaten:
[Name des Datenschutzbeauftragten] [E-Mail-Adresse] [Telefonnummer]2. Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten
Wir haben ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten erstellt, in dem alle Prozesse aufgeführt sind, bei denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Dieses Verzeichnis wird regelmäßig aktualisiert und kann jederzeit eingesehen werden.
3. Datenschutzerklärung
Unsere Datenschutzerklärung wurde entsprechend der Anforderungen der DSGVO aktualisiert. Sie finden die aktualisierte Version auf unserer Website unter [Link zur Datenschutzerklärung].
4. Einwilligung
Bevor wir personenbezogene Daten verarbeiten, holen wir die Einwilligung der betroffenen Personen ein. Diese Einwilligung ist freiwillig, informiert, eindeutig und nachweisbar. Die Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden.
5. Datensicherheit
Wir haben angemessene technische und organisatorische Maßnahmen implementiert, um die Sicherheit der personenbezogenen Daten zu gewährleisten. Dadurch schützen wir die Daten vor unbefugter oder unrechtmäßiger Verarbeitung sowie vor Verlust, Zerstörung oder Beschädigung.
6. Rechte der betroffenen Personen
Wir gewährleisten den betroffenen Personen ihre Rechte gemäß der DSGVO. Bei Fragen oder Anliegen können sich die betroffenen Personen jederzeit an uns wenden.
Wir hoffen, dass wir Ihnen mit dieser Vorlage für die Umsetzung der DSGVO in Ihrem Unternehmen behilflich sein konnten. Bei weiteren Fragen oder Unterstützungsbedarf stehen wir Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name] [Position im Unternehmen]Zusammenfassung
Dieses Musterschreiben soll Ihnen als Vorlage dienen, um die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) in Ihrem Unternehmen umzusetzen. Beachten Sie dabei die erforderlichen Maßnahmen wie die Bestellung eines Datenschutzbeauftragten, die Erstellung eines Verzeichnisses von Verarbeitungstätigkeiten, die Aktualisierung Ihrer Datenschutzerklärung, das Einholen von Einwilligungen, die Implementierung von Datensicherheitsmaßnahmen und die Gewährleistung der Rechte der betroffenen Personen.
Nutzen Sie dieses Musterschreiben als Ausgangspunkt und passen Sie es an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens an. Bei weiteren Fragen oder Unterstützungsbedarf können Sie sich jederzeit an uns wenden.
—–Weitere Informationen und Ressourcen zur DSGVO:—–
Achtung: Diese Informationen dienen lediglich als Orientierungshilfe und ersetzen nicht die individuelle Beratung durch einen Datenschutzexperten.
- Quellenangaben der verwendeten Ressourcen:
Hinweis: Die in diesem Musterschreiben verwendeten Platzhalter [Name des Unternehmens], [Adresse], [PLZ, Ort], [Datum], [Name des Datenschutzbeauftragten], [E-Mail-Adresse], [Telefonnummer], [Link zur Datenschutzerklärung] usw. sollten entsprechend angepasst werden.